Exact Financials (v3)

Finance Manual C/S - Betalingsherinnering: Uitleg

Betalingsherinnering: Uitleg

Als de vervaldatum van een openstaande post is verstreken, moet u nagaan waarom een debiteur niet heeft betaald. Heeft de debiteur al een overzicht van de openstaande posten ontvangen en toch niet op het afgesproken tijdstip betaald, dan moet een betalingsherinnering worden gestuurd. Voordat u betalingsherinneringen verstuurt, zijn bepaalde voorbereidingen nodig, waaronder het definiëren van betalingsherinneringenlay-outs in de taal van de debiteur. Bovendien moet u per debiteur aangeven of betalingsherinneringen wel of niet moeten worden verstuurd (debiteuren waarmee u incasso-afspraken heeft gemaakt, worden gewoonlijk uitgesloten). Voordat de definitieve betalingsherinneringen kunnen worden afgedrukt, moet u een controlelijst afdrukken van alle debiteuren waarvoor betalingsherinneringen kunnen worden afgedrukt. Aan de hand van deze controlelijst kunt u bepalen welke openstaande posten wel en welke niet moeten worden meegenomen bij het afdrukken van herinneringen.

• U kunt openstaande posten analyseren met behulp van een ouderdomsanalyse, een kwaliteitsanalyse en de telefoonselectie.

Betalingsherinneringen voorbereiden

Als u betalingsherinneringen voorbereidt, moet u met de volgende zaken rekening houden:

• Lay-outs

  Als er geen betalingsherinneringenlay-outs beschikbaar zijn, moet u ze eerst definiëren. Het gaat hierbij om de tekst van de herinnering, een taalcode en een lay-outcode. Door verschillende lay-outcodes te definiëren kunt u de toonzetting van uw herinneringen laten variëren van een vriendelijk verzoek tot betaling tot een dringende waarschuwing.

• Instellingen

  U moet een aantal instellingen definiëren om aan te geven welke lay-out moet worden gebruikt bij het afdrukken van opvolgende betalingsherinneringen.

• Controlelijst

  U kunt aan de hand van controlelijsten nagaan of een selectie juist is en zo voorkomen dat herinneringen worden afgedrukt voor de verkeerde openstaande posten of zelfs voor de verkeerde debiteuren. Controlelijsten kunt u op twee manieren afdrukken:

  1. Automatisch
     Alle debiteuren die voldoen aan de opgegeven criteria worden meegenomen.
  2. Selectief
     Alleen de debiteuren die binnen een opgegeven traject vallen, worden meegenomen.
     
     
• De betalingsherinnering wijzigen

  Nadat u controlelijsten heeft afgedrukt, wilt u wellicht een aantal gegevens in de openstaande posten wijzigen of zelfs een aantal van de posten blokkeren voordat u definitieve betalingsherinneringen afdrukt (wellicht heeft de betreffende debiteur toegezegd te betalen nadat u telefonisch contact met hem heeft opgenomen).

  • Als u betalingsherinneringen voor de eerste keer gaat gebruiken, moet u een 'startdatum' opgeven. Betalingsherinneringen en controlelijsten kunnen alleen worden afgedrukt voor debiteuren voor wie een geldige datum is ingevoerd. Deze datum wordt vanaf dat moment automatisch bijgewerkt zodra u nieuwe betalingsherinneringen afdrukt.
    
    
  • Het aantal verzonden betalingsherinneringen wordt bijgehouden. Verzeker u ervan dat voor elke opvolgende betalingsherinnering een andere lay-outcode is gedefinieerd.
    
    
  • Wijzigingen in de gegevens van openstaande posten worden alleen in de desbetreffende herinneringen opgenomen en hebben geen invloed op het boekstuknummer of het bedrag van de openstaande post.
    
    
  • Als u openstaande posten heeft gewijzigd, moet u een nieuwe controlelijst afdrukken voor de betrokken debiteuren.

Betalingsherinneringen afdrukken

Het aantal betalingsherinneringen en de data waarop ze worden verzonden, moet nauwkeurig worden bijgehouden. U kunt eerst een vriendelijk verzoek tot betaling sturen. Vervolgens kunt u geleidelijk dringender verzoeken sturen, totdat u een herinnering stuurt met de mededeling dat u genoodzaakt bent een incassobureau in te schakelen. Betalingsherinneringen worden gewoonlijk om de 10 of 14 dagen verstuurd. In de tussentijd kunt u telefonisch contact opnemen met de debiteur en informeren waarom betaling nog niet heeft plaatsgevonden. Het versturen van betalingsherinneringen is een belangrijk onderdeel van de kredietbewaking van uw debiteuren en kan een hulpmiddel zijn bij het verlagen van het totaalbedrag aan achterstallige openstaande posten en bij het beperken van het kredietrisico.

U zult doorgaans een aantal betalingsherinneringen tegelijk versturen. Daarom worden het aantal en de lay-out van de herinneringen geregistreerd.

U kunt betalingsherinneringen op twee manieren afdrukken:

1. Automatisch

   U kunt herinneringen afdrukken voor alle debiteuren die aan de opgegeven criteria voldoen. De code van de lay-out wordt bepaald aan de hand van het aantal herinneringen dat eerder is verstuurd. De volgorde die in de financiële instellingen is opgegeven, wordt aangehouden.

2. Selectief

   U kunt de lay-out en de debiteur(en) handmatig selecteren.

Betalingsherinneringen worden alleen voor dié debiteuren afgedrukt voor wie specifiek in het debiteurenstambestand is aangegeven dat dit moet gebeuren. Als een bepaalde debiteur nooit een betalingsherinnering moet krijgen, moet u dat ook specifiek aangeven.

Betalingsherinneringen worden afgedrukt in de taal die in het debiteurenstambestand is gedefinieerd. Als geen taalcode aan een debiteur is gekoppeld, worden de herinneringen afgedrukt in de standaardtaal van de administratie. U moet per taal de benodigde lay-outs definiëren.

Verwante termen:

• Kwaliteitsanalyse
  
  
• Lay-out
  
  
• Ouderdomsanalyse
  
  
• Telefoonselectie

Finance Manual C/S > Inhoud > Encyclopedie > Betalingsherinnering > Betalingsherinnering: Uitleg